Bisnis Global dan Kolaborasi (Sistem Informasi Manajemen)

Bisnis Global dan Kolaborasi

Bisnis Global dan Kolaborasi

Proses Bisnis

Proses bisnis adalah arus kerja dari bahan baku, informasi dan perngetahuan seperangkat aktivitas. Proses juga mengacu pada cara unik dimana manajemen memilih untuk mengoordinasikan pekerjaan. Setiap bisnis dapat dilihat sebagai sekumpulan proses bisnis.

Proses bisnis adalah kumpulan kegiatan yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa. Kegiatan ini didukung oleh arus material, informasi, dan pengetahuan dalam proses bisnis. Sebuah proses bisnis perusahaan dapat menjadi sumber kekuatan kompetitif jika mereka memungkinkan perusahaan untuk berinovasi atau untuk mengeksekusi lebih baik dari para pesaingnya.

Proses bisnis lainnya melintasi banyak daerah fungsional yang berbeda dan memerlukan koordinasi lintas departemen. Awalnya, departemen penjualan menerima order penjualan. Kemudian produk dikirim. Departemen penjualan diberitahu tentang pengiriman dan mempersiapkan untuk mendukung pelanggan dengan menjawab panggilan atau memenuhi klaim garansi.

Area Bisnis/Fungsi Bisnis

Sistem Penjualan dan Pemasaran
Fungsi penjualan dan pemasaran bertanggung jawab dalam menjual produk atau jasa organisasi. Pemasaran mengenali pelanggan produk atau jasa perusahaan, menentukan kebutuhan dan keinginan pelanggan, merencanakan dan mengembangkan produk, dan mengiklankan serta mempromosikan produk dan jasa tersebut. Penjualan berkaitan dengan menghubungi pelanggan, menjual produk dan jasa, mengambil pesanan, dan melanjutkan penjualan.
Sistem penjualan dan pemasaran membantu manajemen senior untuk mengawasi pergerakan yang mempengaruhi produk baru dan kesempatan penjualan, mendukung perencanaan untuk produk dan jasa yang baru, dan mengawasi kinerja pesaing.
Sistem penjualan dan pemasaran membantu manajemen menengah dengan mendukung penelitian pasardan dengan menganalisis kampanye periklanan dan promosi, keputusan penetapan harga, dan kinerja penjualan.
Contoh sistem informasi penjualan yaitu sistem menangkap data penjualan pada saat penjualan terjadi guna membantu perusahaan mengawasi transaksi penjualan dan menyediakan informasi untuk membantu manajemen menganalisa tren penjualan dan efektivitas kampanye pemasaran.

Sistem Manufaktur dan Produksi
Sistem manufaktur dan produksi berhubungan dengan perencanaan, pengembangan dan pemeliharaan fasilitas produksi, penetapan sasaran produksi, dan penjadwalan peralatan, fasilitas, bahan baku, dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk membentuk produk akhir.
Kebanyakan sistem manufaktur dan produksi menggunakan sejenis sistem persediaan. Sistem membuat laporan yang memberikan informasi mengenai hal-hal seperti jumlah setiap barang yang tersedia, jumlah unit dari setiap barang untuk dipesan kembali, atau barang pada persediaan yang harus diisi kembali. Sehingga perusahaan dapat menggunakan formula untuk menghitung kuantitas yang paling tidak mahal untuk dipesan kembali yang disebut dengan jumlah pemesanan ekonomis ( economic order quantity).

Sistem Keuangan dan Akuntansi
Fungsi keuangan bertanggung jawab mengelola asset keuangan perusahaan seperti uang tunai, obligasi dan investasi lainnya untuk memaksimalkan pengembalian atas asset ini.
Fungsi akuntansi bertanggung jawab menjaga dan mengelola catatan keuangan perusahaan –penerimaan, pembayaran, depresiasi, penggajian- untuk menghitung arus dana dalam perusahaan.
Manajemen senior menggunakan sistem keuangan dan akuntansi untuk menetapkan sasaran investasi jangka panjang untuk perusahaan dan untuk memberikan peramalan jangka panjang mengenai kinerja keuangan perusahaan. Manajemen tingkat menengah menggunakan sistem keuangan dan akuntansi untuk mengamati dan mengendalikan sumber daya keuangan perusahaan.

Sistem Sumber Daya Manusia
Fungsi sumber daya manusia bertanggung jawab untuk menarik, mengembangkan, dan mempertahankan tenaga kerja perusahaan. Sistem infomasi sumber daya manusia mendukung aktifitas seperti mengenali karyawan potensial, menjaga catatan lengkap mengenai karyawan yang ada, dan menciptakan program untuk mengembangkan bakat dan keahlian karyawan.
Sistem sumber daya manusia membantu manajemen senior mengenali kebutuhan sumber daya manusia untuk memenuhi rencana bisnis jangka panjang perusahaan. Manajemen tingkat menengah menggunkan sisitem ini untuk memonitor dan menganalisis perekrutan, penempatan dan kompensasi karyawan.

Teknologi Informasi Meningkatkan Proses Bisnis Dalam Dua cara Utama :
a.Meningkatkan Efisiensi kegiatan yang ada
b.Memungkinkan proses yang sama sekali baru yang mampu informasi bisnis
 - Arus perubahan informasi
 - Menghilangkan penundaan dalam pengambilan keputusan
 -Ganti langkah berurutan dengan langkah perumpamaan

Sistem Proses Transaksi
-Melakukan dan mencatat transaksi rutin harian yang diperlukan untuk melakukan bisnis
> Contoh: Pembukuan pesanan penjualan, penggajian, pengiriman
-Memungkinkan manajer untuk memonitor status operasi dan hubungannya dengan lingkungan eksternal
-Melayani tingkat operasi
-Melayani yang telah ditetapkan, tujuan terstruktur, dan pengambilan keputusan

JENIS-JENIS SISTEM INFORMASI
Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian (gambar 1) :
1. Transaction Processing Systems (TPS)
TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh manajer.
2. Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS)
OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek OAS seperti word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email dan video conferencing.
KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.
3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).
4. Decision Support Systems (DSS)
DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.
5. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI)
AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga disebut knowledge-based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuanseorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Berbeda dengan DSS, DSS meningalkan keputusan terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar sistem ahli adalah knowledge-base yaikni suatu mesin interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan anatarmuka pengguna.
6. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work Systems (CSCW)
Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware” untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.
7. Executive Support Systems (ESS)
ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.

I. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI (FERDINAND MAGALINE)

A. KONSEP DASAR SISTEM
Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Dari defenisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umu, yaitu :
1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur
2.Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

B. KONSEP DASAR INFORMASI
Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengabilan keputusan.

C. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI
Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang
menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.

II. KOMPONEN SISTEM INFORMASI (BILLY N MAHAMUDU)

A. KOMPONEN SISTEM INFORMASI
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

1. Komponen input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.

2. Komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

4. Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

6. Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

7. Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

8. Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, te,peratur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur
terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

III. ELEMEN SISTEM INFORMASI (BILLY N MAHAMUDU)

B. ELEMEN SISTEM INFORMASI
Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik.

1. Orang
Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP

2. Prosedur
Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.

3. Perangkat keras
Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.

4. Perangkat lunak
Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :
a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.
b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.
c. Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.

5. Basis data
File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, an lain sebagainya.

6. Jaringan komputer
Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.

7. Komunikasi data
Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara komputerkomputer dan pirant-piranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.

IV. ARSITEKTUR DAN KLASIFIKASI SISTEM INFORMASI (EDWIN HO)

A. ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI
Sistem informasi dapat di bentuk sesuai kebutuhan organisasi masing-masing. Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisiendiperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai keinginan masing-masing organisasi. Guna dari sistem yang efektif dan efisien tidak lain untuk mendapatkan keunggulan dalam berkompetisi.
Semua orang dapat menggunakan sistem informasi dalam organisasi, tetapi faktor efisiensi setiap sistem adalah berbeda. Perlu diketahui, perubahan sistem, baik besar maupun kecil, selalu akan melalui tingkatan-tingkatan
sebagai berikut :
Tingkat I : Ide, mengetahui perlu adanya perubahan.
Tingkat II : Design, merancang cara pemecahannya.
Tingkat III : Pelaksanaan, menerapkan design ke dalam sistem.
Tingkat IV : Kontrol, memeriksa tingkat pelaksanaan dijalankan sesuai dengan design
Tingkat V : Evaluasi, memeriksa apakah perubahan yang terjadi sesuai dengan tujuan semula.
Tingkat VI : Tindak lanjut, melaksanakn perubahan sesuai dengan hasil evaluasi yang ada.
Adapun tingkatan yang menjadi kunci yang digunakan untuk memecahkan bagian masalah baik itu secara menyeluruh maupun per bagian, yaitu :



B. KLASIFIKASI SISTEM INFORMASI
Sistem informasi merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya:
a. Sistem abstrak atau sistem fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik,misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem secara fisik, misalnya sistem komputer.
b. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin, yang disebut human machine system. Sistem informasi berbasis internet merupakan contoh human machine system karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

c. Sistem deterministik dan sistem probabilistik
Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi. Sistem probabilistik dalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik.

d. Sistem terbuka dan sistem tertutup
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan di pengaruhi oleh lingkunagn luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya. Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terhubung dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar.

V. PENGELOLA SISTEM INFORMASI (Teguh Wahyono)

Salah satu perangkat yang paling penting dari sistem informasi adalah manusia sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya.

Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh karena itu bentuk atau jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya.
• Manajemen Level Atas: untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.
• Manejemen Level Menengah: untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan.
• Manejemen Level Bawah: untuk perencanan dan pengawasan operasi dan pengambilan keputusan.
• Operator: untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.



Kemudian pada perkembangannya, dengan semakin besarnya lingkup sebuah sistem informasi memerlukan adanya penataan kembali personel dengan baik terutama pada struktur manajemen organisasi personil. Lihat contoh penataan struktur organisasi pada departemen Sistem Informasi pada gambar 2.4. Tetapi struktur organisasi seperti pada gambar tersebut dapat dimodifikasi sesuai dengan kondisi real perusahaan.Variasi struktur manajemen tersebut sangat tergantung pada Managerial Efficiency yang dibandingkan dengan tingkat User Service.

Manajemen sumber daya manusia perlu dilakukan dengan benar agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik. Hal itu dilakukan untuk mengurangi terjadinya kesalahan-kesalahan yang bersifat manusiawi yang dapat mengurangi mutu informasi yang dihasilkan sebuah sistem.

Gordon B. Davis memberikan contoh kesalahan-kesalahan tersebut seperti misalnya :
• Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.
• Operator sistem tidak mengikuti prosedur pengolahan yang benar.
• Kehilangan data atau data tidak terolah.
• Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah.
• Salah dalam menggunakan dokumen induk/file induk.
• Kesalahan dalam prosedur pengolahan.
• Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja.

Kesulitan karena kesalahan dapat diatasi dengan dua teknik yaitu pengontrolan data dan penambahan batas kepercayaan pada data. Pengontrolan secara intern dapat dilakukan untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang terjadi. Selain itu perlu juga dilakukan pemeriksaan auditing baik secara intern maupun ekstern.

VI. PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Pengembangan sistem dapat berati menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki/diganti disebabkan beberapa hal, yaitu :

1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama, permasalahan yang timbul dapat berupa ketidakberesan, pertumbuhan organisasi,
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan.
3. Adanya instruksi-instruksi (dari pimpinan atau dari luar organisasi misalnya pemerintah).

Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu yang lama untuk menyelesaikannya.

VIII. CONTOH SISTEM INFORMASI

1. Sistem reservasi penerbangan, digunakan dalam biro perjalanan untuk melayani pemesanan/pembelian tiket.
2. Sistem POS (Point Of Sale) yang diterapkan di pasar swalayan dengan dukungan barcode reader untuk mempercepat pemasukan data.
3. Sistem layanan akademis yang memungkinkan mahasiswa memperoleh data akademis dan mendaftar mata kuliah yang diambil pada tiap semester.
4. Sistem penjualan secara kredit agar dapat memantau hutang pelanggan yang jatuh tempo.
5. Sistem smart card yang dapat digunakan tenaga medis untuk mengetahui riwayat penyakit pasien.

IX. KEMAMPUAN UTAMA SISTEM INFORMASI

1. Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar dan dengan kecepatan tinggi.
2. Menyediakan kominukasi dalam organisasi atau antar organisasi yang murah.
3. Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil tetapi mudah diakses.
4. Memungkinkan pengaksesan informasi yang sangat banyak diseluruh dunia dengan cepat dan murah.
5. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok dalam suatu tempat atau beberapa lokasi.
6. Mengotomatisasikan proses-proses bisnis dan tugas-tugas yang dikerjakan secara manual.
7. Mempercepat pengetikan dan penyuntingan.
8. Pembiayaan yang lebih murah daripada pengerjaan secara manual.

PROSES BISNIS DAN SISTEM INFORMASI

Agar dapat beroperasi, perusahaan harus berhubungan dengan bagian-bagian informasi tentang pemasok, pelanggan, karyawan, faktur dan pembayaran, dan tentu saja produk dan layanan. Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk mengelola semua informasi mereka, membuat keputusan yang lebih baik, dan meningkatkan pelaksanaan proses bisnis mereka.

BAGAIMANA TEKNOLOGI INFORMASI MENINGKATKAN PROSES BISNIS

Teknologi informasi baru sering mengubah cara bisnis bekerja dan mendukung model bisnis yang sama sekali baru. Men-download e-book Kindle dari Amazon, membeli komputer online di Best Buy, dan men-download trek musik dari iTunes adalah proses bisnis yang sama sekali baru berdasarkan model bisnis baru yang tidak dapat dibayangkan tanpa teknologi informasi saat ini. Dengan menganalisis proses bisnis, maka dapat mencapai pemahaman yang sangat jelas tentang bagaimana bisnis benar-benar bekerja. Selain itu, dengan melakukan analisis proses bisnis,  juga akan mulai memahami bagaimana mengubah bisnis dengan meningkatkan proses untuk membuatnya lebih efisien atau efektif.

 JENIS SISTEM INFORMASI

Adanya kepentingan yang berbeda, spesialisasi, dan tingkat dalam sebuah organisasi, menghasilakan berbagai jenis sistem. Tidak ada sistem tunggal yang dapat menyediakan seluruh informasi yang dibutuhkan organisasi. Sebuah organisasi bisnis yang khas telah mendukung sistem proses untuk masing-masing bisnis utama fungsi-sistem untuk penjualan dan pemasaran, manufaktur dan produksi, keuangan dan akuntansi, dan sumber daya manusia. Sistem fungsional yang beroperasi secara independen satu sama lain menjadi sesuatu dari masa lalu karena mereka tidak dapat dengan mudah berbagi informasi untuk mendukung lintas-fungsional proses bisnis. Banyak yang telah diganti dengan skala besar lintas-fungsional sistem yang mengintegrasikan kegiatan proses bisnis terkait dan unit organisasi.

SISTEM UNTUK MANAJEMEN KELOMPOK BERBEDA

Sebuah perusahaan bisnis memiliki sistem untuk mendukung kelompok-kelompok yang berbeda. Sistem ini meliputi sistem pemrosesan transaksi, sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan, dan sistem untuk intelijen bisnis. 1) Sistem Pemroresan Transaksi. Sebuah sistem pemrosesan transaksi adalah sistem komputerisasi yang melakukan dan mencatat transaksi rutin sehari-hari yang diperlukan untuk melakukan bisnis, seperti order entry penjualan, penggajian, catatan karyawan tetap, dan pengiriman.

2) Business Intelligence untuk Sistem Pendukung Keputusan. Intelijen bisnis adalah istilah kontemporer untuk data dan perangkat lunak untuk mengatur, menganalisis, dan menyediakan akses ke data untuk membantu manajer dan pengguna perusahaan lainnya membuat keputusan yang lebih tepat. sistem pendukung keputusan (DSS) mendukung pengambilan keputusan non-rutin. Mereka fokus pada masalah yang unik dan cepat berubah, dimana prosedur untuk mendapatkan solusi belum tentu ditentukan sebelumnya. Sistem ini menggunakan berbagai model untuk menganalisis data dan dirancang sedemikian rupa sehingga pengguna dapat bekerja dengan mereka secara langsung. Sistem pendukung eksekutif (ESS) membantu manajemen senior membuat keputusan. Mereka menangani keputusan non-rutin yang membutuhkan penilaian, evaluasi, dan wawasan karena tidak ada disepakati-on prosedur untuk tiba di solusi.

SISTEM YANG MELINGKUPI PERUSAHAAN

Dari  semua jenis sistem yang telah telah dijelaskan, memungkinkan menimbulkan pertanyaan bagaimana sebuah bisnis dapat mengelola semua informasi dalam sistem yang berbeda, atau bagaimana semua sistem yang berbeda dapat berbagi informasi dan bagaimana manajer dan karyawan yang mampu mengkoordinasikan pekerjaan mereka. Semua ini adalah pertanyaan penting bagi bisnis saat ini.
Aplikasi  Perusahaan

Penerapan aplikasi enterprise, yaitu sistem yang mencakup bidang fungsional, fokus pada menjalankan proses bisnis di seluruh perusahaan bisnis, dan mencakup semua tingkat manajemen. Ada empat aplikasi perusahaan besar:

1) Enterprise Systems Firms use enterprise systems (ERP),  untuk mengintegrasikan proses bisnis di bidang manufaktur dan produksi, keuangan dan, akuntansi penjualan dan pemasaran, dan sumber daya manusia ke dalam sistem perangkat lunak tunggal.

2) Sistem Manajemen Rantai Pasokan menggunakan manajemen rantai suplai (SCM) sistem untuk membantu mengelola hubungan dengan pemasok. Tujuan utamanya adalah untuk mendapatkan jumlah produk yang tepat dari sumber mereka ke titik  konsumsi dengan jumlah waktu singkat dan dengan biaya terendah.

3) Sistem Management Hubungan Pelanggan. Sistem CRM menyediakan informasi untuk mengkoordinasikan semua proses bisnis yang berhubungan dengan pelanggan dalam penjualan, pemasaran, dan pelayanan untuk mengoptimalkan pendapatan, kepuasan pelanggan, dan retensi pelanggan.

4) SistemManajemen Pengetahuan  (KMS) memungkinkan organisasi untuk lebih baik mengelola proses untuk menangkap dan menerapkan pengetahuan dan keahlian.

Intranet dan extranet

Intranet dan extranet layak disebutkan sebagai alat alternatif untuk meningkatkan integrasi dan mempercepat arus informasi dalam perusahaan, dan dengan pemasok pelanggan iklan. Intranet hanya situs web internal perusahaan yang hanya dapat diakses oleh karyawan. Demikian juga dengan extranet. Ekstranet adalah situs web perusahaan yang dapat diakses vendor resmi dan pemasok, dan sering digunakan untuk mengkoordinasikan pergerakan pasokan ke alat produksi perusahaan.

E-BUSINESS, E-COMMERCE, DAN E-PEMERINTAH

Bisnis elektronik, atau e-bisnis, mengacu pada penggunaan teknologi digital dan internet untuk menjalankan proses bisnis utama di perusahaan. Hal ini juga mencakup perdagangan elektronik, atau e-commerce. E-commerce adalah bagian dari e-bisnis yang berhubungan dengan pembelian dan penjualan barang dan jasa melalui internet.  E-government mengacu pada penerapan teknologi internet dan jaringan digital untuk memungkinkan hubungan pemerintah dan lembaga-lembaga sektor publik dengan warga, bisnis, dan perpanjangan pemerintah lainnya.

SISTEM UNTUK KOLABORASI DAN TEAMWORK

Bisnis membutuhkan sistem khusus untuk mendukung kolaborasi dan teamwork.

APAKAH KOLABORASI?

Kolaborasi bekerja sama dengan orang lain untuk mencapai tujuan bersama dan eksplisit. Kolaborasi berfokus pada tugas atau prestasi misi dan biasanya terjadi dalam bisnis, atau organisasi lainnya, dan antara perusahaan. Kolaborasi dapat berlangsung dalam waktu singkat, yang berlangsung beberapa menit, atau jangka panjang, tergantung pada sifat dari tugas dan hubungan di antara peserta.

Kolaborasi dan team work lebih penting saat ini disebabkan berbagai alasan. 1) Mengubah sifat pekerjaan, 2) Pertumbuhan kerja profesional, 3) Mengubah organisasi perusahaan, 4) Mengubah lingkup perusahaan, 5) Penekanan pada inovasi, 6) Mengubah budaya kerja dan bisnis..

MANFAAT BISNIS DARI  KOLABORASI DAN TEAM WORK

Sebuah survei global terbaru dari bisnis dan sistem informasi manajer menemukan bahwa investasi dalam teknologi kolaborasi yang dihasilkan organisasi meningkatkan lebih dari empat kali jumlah investasi, dengan keuntungan terbesar untuk penjualan, pemasaran, dan fungsi penelitian dan pengembangan (Frost dan Putih , 2009).

MEMBANGUN BUDAYA KOLABORASI DAN PROSES BISNIS

Kolaborasi tidak akan terjadi secara spontan dalam suatu perusahaan bisnis, terutama jika tidak ada budaya yang mendukung atau proses bisnis. Sebuah budaya bisnis kolaboratif dan proses bisnis yang sangat berbeda. Manajer senior bertanggung jawab untuk mencapai hasil, tetapi bergantung pada tim karyawan untuk mencapai dan menerapkan hasil. Fungsi manajer menengah adalah untuk membangun tim, mengkoordinasikan pekerjaan mereka, dan memantau kinerja mereka. Dalam budaya kolaboratif, manajemen senior menetapkan kolaborasi dan teamwork yang penting untuk organisasi, dan itu benar-benar menerapkan kolaborasi untuk jajaran senior bisnis .

ALAT DAN TEKNOLOGI UNTUK KOLABORASI DAN TEAM WORK

Saat ini terdapat hun-dreds alat yang dirancang untuk menghadapi kenyataan bahwa, dalam rangka untuk keberhasilan dalam pekerjaan, semua bergantung pada satu sama lain, sesama karyawan, pelanggan, pemasok, dan manajer. E-mail dan Instant Messaging (IM). E-mail dan pesan instan telah dianut oleh perusahaan sebagai komunikasi dan kolaborasi alat pendukung pekerjaan interaksi. Jaringan Sosial. Alat jaringan sosial dengan cepat menjadi alat perusahaan untuk berbagi ide dan berkolaborasi antara interaksi berbasis pekerjaan di perusahaan. Wiki adalah alat yang ideal untuk menyimpan dan berbagi pengetahuan dan wawasan perusahaan. Virtual Worlds. Dunia maya, seperti Second Life, sedang online 3-D lingkungan dihuni oleh “warga” yang telah membangun representasi grafis dari diri mereka dikenal sebagai avatar.

Internet Berbasis Kolaborasi Lingkungan

Sekarang ada suite produk perangkat lunak yang menyediakan multi-fungsi platform untuk kolaborasi workgroup antara tim karyawan yang bekerja bersama-sama dari lokasi yang berbeda. Alat kolaborasi banyak tersedia, namun yang paling banyak digunakan adalah internet berbasis audio conferencing dan sistem video conferencing, layanan software online seperti Google Apps / Google Sites, dan sistem kolaborasi perusahaan seperti Lotus Notes dan Microsoft SharePoint.
Checklist untuk Manajer: Mengevaluasi dan Memilih Alat Kolaborasi Software

Salah satu kerangka kerja yang telah membantua untuk berbicara tentang alat kolaborasi adalah waktu / matriks ruang kolaborasi dikembangkan pada awal 1990-an.  Matriks waktu / ruang berfokus pada dua dimensi dari kolaborasi prob-lem: waktu dan ruang. Waktu adalah jelas merupakan hambatan bagi collabora-tion pada skala global. Tempat (lokasi) juga menghambat kolaborasi dalam perusahaan global atau bahkan nasional dan regional yang besar.

FUNGSI SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS

Dalam semua perusahaan, sistem informasi departemen adalah unit organisasi formal yang bertanggung jawab untuk layanan teknologi informasi. Sistem informasi departemen bertanggung jawab untuk menjaga perangkat keras, perangkat lunak, penyimpanan data, dan jaringan yang terdiri dari infrastruktur TI perusahaan.

DEPARTEMEN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi departemen terdiri dari spesialis, seperti program, analis sistem, pemimpin proyek, dan sistem informasi manajer. Sistem analis merupakan penghubung utama antara kelompok sistem informasi dan seluruh organisasi.

Di banyak perusahaan, sistem informasi departemen dipimpin oleh seorang chief information officer (CIO). Para petugas keamanan kepala (CSO) bertanggung jawab atas sistem informasi security. OMS bertanggung jawab untuk mendidik dan melatih pengguna dan spesialis sistem informasi tentang keamanan, menjaga manajemen menyadari ancaman keamanan dan kerusakan, dan memelihara alat dan kebijakan yang dipilih untuk melaksanakan keamanan. CPO bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perusahaan mematuhi undang-undang privasi data yang ada. Petugas Pengetahuan Kepala (CKO) bertanggung jawab untuk pengetahuan-tepi program manajemen perusahaan. Pengguna akhir adalah perwakilan dari departemen luar kelompok sistem informasi untuk siapa aplikasi yang dikembangkan. Pengguna ini memainkan peran yang semakin besar dalam desain dan pengembangan sistem-sistem informasi.

MENGELOLA FUNGSI SISTEM INFORMASI

Ada banyak jenis perusahaan bisnis, dan ada banyak cara di mana fungsi TI diatur dalam perusahaan. Sebuah perusahaan yang sangat kecil tidak akan memiliki informasi grup sistem formal. Perusahaan yang lebih besar akan memiliki departemen sistem informasi yang terpisah, yang dapat diselenggarakan di sepanjang jalur yang berbeda, tergantung pada sifat dan kepentingan perusahaan.

Pentingnya Kolaborasi

Kolaborasi bukanlah hal baru. Namun, hal ini menjadi semakin penting dalam dunia modern , seperti yang kita menjadi lebih terhubung di seluruh dunia . Munculnya komputasi awan dan koneksi internet yang lebih cepat telah memungkinkan kolaborasi yang lebih dari sebelumnya dan sebagainya , dengan demikian , sangat penting bahwa bisnis memiliki alat memungkinkan untuk berkolaborasi secara efektif .

Ini dapat datang dalam berbagai bentuk , sebagian besar paket perangkat lunak dan CMS solusi berbasis cloud . Tentu saja, adalah bijaksana untuk pertama mempertimbangkan koneksi internet bisnis dan apakah ini perlu ditingkatkan agar dapat secara efektif berkolaborasi di seluruh dunia .

kolaborasi

Sementara CMS mungkin tidak benar-benar mengharuskan Anda untuk memiliki koneksi supercepat , bahkan jika itu adalah berbasis cloud , ada beberapa alasan bagus mengapa Anda mungkin perlu satu . Video conferencing , misalnya , menjadi sangat populer dengan organisasi , tetapi tidak berguna dengan koneksi yang lambat .

Hal yang sama berlaku untuk segala bentuk streaming, kita semua mengalami buffering dan tahu bagaimana dapat frustasi .

Mengapa berkolaborasi ?

Ketika bekerja pada sebuah proyek , kadang-kadang satu karyawan tidak akan tahu segala sesuatu yang mereka mungkin perlu . Dengan bekerja sama dengan orang lain dalam departemen yang berbeda , atau bahkan kantor , keterampilan dapat dikumpulkan untuk membuat proyek lebih berhasil daripada yang mungkin sebaliknya menjadi .

Istilah ' Enterprise 2.0 ' adalah buah mulut sering hari ini dan pada dasarnya hanya berarti cara perusahaan menggunakan alat web modern . Ini termasuk alat kolaborasi seperti :

    wiki perusahaan
    intranet sosial
    Forum
    blogging
    instant messaging

Seperti yang Anda lihat , istilah yang benar-benar berlaku untuk segala sesuatu yang terjadi secara internal dalam perusahaan ketika datang ke konten dan kolaborasi . Ini tidak berarti suatu daftar yang lengkap namun , dan harus diingat bahwa banyak alat-alat yang ditawarkan oleh CMS dapat digolongkan sebagai Enterprise 2.0 .

Manfaat berkolaborasi di atas cukup jelas : wiki dapat ditambahkan ke oleh anggota departemen yang berbeda untuk memberikan sumber daya yang lengkap untuk semua orang dalam perusahaan . Intranet sosial membantu pekerja untuk berinteraksi dan mengenal satu sama lain dan telah terbukti menghasilkan , tenaga kerja yang lebih produktif bahagia .

Blogging berguna internal untuk alasan yang mirip dengan wiki , jika anggota staf dengan keahlian dalam bidang yang berbeda-beda menambah blog internal, maka informasi untuk staf lain sering di ujung jari mereka .

Keindahan kolaborasi

Kolaborasi tidak hanya sama dengan tenaga kerja yang lebih bahagia , itu merupakan salah satu yang berpendidikan . Hal ini karena secara alami menginspirasi rasa komunitas dalam sebuah organisasi , yang berarti bahwa karyawan merasa hampir seperti mereka adalah bagian dari keluarga . Selain itu , kolaborasi memungkinkan karyawan untuk belajar dari satu sama lain dan bos .

Ini telah datang bahkan tentang lebih sejak munculnya media sosial seperti yang telah mendorong , hampir dipaksa , dunia usaha menjadi lebih personal , daripada penuh birokrasi impersonal dan prosedur .

Sosial telah mendorong perusahaan untuk berbicara dengan pelanggan mereka seperti orang-orang , bukan hanya alat untuk mencapai tujuan ( penjualan ) dan ini akhirnya telah dibawa ke dunia usaha sebagai imbalan tersebut menjadi jelas.

Dunia bisnis berubah , apakah itu suka atau tidak , dan segera kami juga akan mulai melihat perusahaan membangun masyarakat yang lebih besar yang dapat diakses secara mobile oleh konsumen dan tenaga kerja . Apps ditetapkan menjadi hal besar berikutnya dalam perusahaan dan CMS yang baik dapat membantu ini bisa terjadi .

Sementara itu berpikir bahwa banyak perusahaan akhirnya akan memiliki toko aplikasi mereka sendiri , hal ini tidak penting . Ada banyak pengembang aplikasi terkemuka sekitar yang menciptakan aplikasi label putih, yang dapat ditambahkan ke perusahaan CMS lengkap dengan branding dan penambahan konten dipesan lebih dahulu .

Branding

Branding sangat penting untuk sebagian besar perusahaan sekarang seperti itu diakui bahwa merek yang kuat cenderung tarif lebih baik . Hal ini karena merek merupakan kepribadian perusahaan dan ketika dilakukan dengan baik , merek dapat berkomunikasi etos perusahaan langsung ke konsumen dan karyawan .

Oleh karena itu , alat-alat kolaborasi dalam CMS harus sepenuhnya dicap dengan logo perusahaan , teks , warna dan sebagainya , sehingga itu seragam di seluruh papan . Jadi , jika bisnis dengan sejumlah kantor yang menggunakan CMS , itu ide yang baik untuk memastikan bahwa paket tersebut bermerek sehingga karyawan mengalami semua pandangan yang sama saat mereka login.
Hal ini dapat dilakukan di berbagai industri dan jika perusahaan memiliki kantor di berbagai negara memberikan tema umum untuk bekerja dari . Tentu saja, fungsi bahkan lebih penting , tapi di dunia saat ini , membayar untuk mengembangkan merek yang kuat .

Mendapatkan kembali ke kolaborasi , sangat mudah untuk melihat mengapa hal itu telah menjadi begitu populer jika Anda mempertimbangkan berapa banyak teknologi telah berubah , bahkan dari satu dekade lalu . Lewatlah sudah hari-hari di mana email harus ditukar dan mengajukan diri untuk referensi , sekarang semuanya dapat dibahas secara real time .
dokumen berbagi

Demikian juga , sharing dokumen jauh lebih mudah daripada dulu dan itu tidak lagi diperlukan untuk mengocok docs belakang dan ke depan dengan suntingan melalui email atau hard copy . Sebuah CMS berbasis cloud akan berarti bahwa dokumen dan proyek dapat disimpan sehingga mereka dapat diakses oleh semua orang yang bekerja pada proyek pada saat yang sama . Ini adalah berita bagus untuk tempat kerja virtual saat ini , yang dapat memiliki karyawan dan mitra tersebar di seluruh dunia .
Video conferencing

Video conferencing lagi , makin populer dan memiliki beberapa manfaat bagi perusahaan besar dan usaha kecil sama. Tidak hanya itu dapat digunakan secara efektif untuk kolaborasi , dapat digunakan untuk pertemuan dewan , webinar , manajemen konten video dan banyak lagi .

Pada dasarnya , itu hanya alat lain bahwa perusahaan saat ini miliki mereka yang membuat pekerjaan setiap orang lebih mudah dan biaya pemotongan . Perjalanan bisnis yang mahal untuk konferensi dan pertemuan dapat dikurangi dan produktivitas meningkat sebagai pekerja mampu melakukan segala sesuatu dari kantor .
Pekerja Remote

Pertimbangan lain untuk menggunakan alat kolaborasi CMS adalah bahwa karyawan dapat bekerja dari rumah , sebuah praktek yang juga makin populer ( meskipun ada pengecualian ) . Dengan satu sederhana , Login aman , seorang karyawan dapat terhubung ke kantor dan bekerja sama secara efektif seolah-olah ia berada di sana secara pribadi .

Sekali lagi, ini mengarah ke tenaga kerja lebih bahagia , yang mengarah pada produktivitas yang lebih besar dan perasaan menjadi bagian dari keluarga besar , yang semua memiliki minat yang sama .

Hal ini tidak bisa cukup menekankan berapa banyak CMS dan alat-alat kolaborasi dapat menguntungkan perusahaan . Mereka menghemat waktu dan uang dan menyebabkan pertumbuhan yang lebih baik bagi perusahaan yang menggunakannya.

Meidwardo Batubara
0412u014
Fakultas Bisnis Manajemen
Manajemen D3